Quelles sont les étapes pour ouvrir un hôtel VIP ?

Pourquoi ouvrir un hôtel ?

Les raisons peuvent être multiples :

• Votre travail actuel ne vous plait plus comme avant
• Vous en avez marre de votre patron et vous voulez prendre votre indépendance
• Vous voulez investir dans l'immobilier et gérer un commerce
• Ouvrir un hôtel est votre rêve depuis des années

Depuis quelques temps, vous vous interrogez afin de savoir ce que vous allez faire ?

La question se pose alors : pourquoi ne pas ouvrir un hôtel ?

Mais comment ouvrir un hôtel et quelles sont les étapes pour ouvrir un hôtel ?

Se lancer dans la création d’un hôtel restaurant, ne s’improvise pas

Cela demande des qualités professionnelles, de l’ambition, du courage et de l’argent !

Pour réussir dans l’hôtellerie, il faut bien plus, qu’être un hôtelier entrepreneur.

La convivialité, l'accueil des clients et l'empathie seront également des cordes nécessaires à votre arc d' hôtelier.

L’industrie hôtelière est connue pour son excellent service à la clientèle, et votre hôtel prospérera si vous êtes naturellement enclin à servir les autres.

Bien que vous ne puissiez pas interagir directement avec les clients (moins que vos collaborateurs), votre attitude se répercutera sur votre direction, et votre personnel.

Un hôtel prospère, naît toujours de la culture de sa direction, et cette culture naît toujours de l’hôtelier.

Alors, quelles sont les qualités spécifiques que possèdent généralement les propriétaires.

En plus d’un désir de contact client, ils ont également besoin de bonnes compétences en leadership, de ténacité et de la capacité de jongler avec plusieurs emplois.

Cela est valable, en particulier dans les premières années où vous ne pouvez peut-être pas vous permettre d'embaucher tout le personnel dont vous avez besoin.

Avant de commencer et de courir partout, le nerf de la guerre reste la partie financière.

Pour débuter votre projet hôtelier, il vous faudra calculer la rentabilité de l’hôtel, que ce soit pour créer ou reprendre un hôtel.

Il vous faudra effectuer un business plan (ou plan d’affaire) pour un hôtel. Nous verrons cela dans le business plan

Quelles sont les étapes pour ouvrir un hôtel ?

Avant d’avoir un hôtel, la première question à vous poser, est de savoir si vous souhaitez construire un hôtel, racheter et reprendre un hôtel (ou un hôtel restaurant), ou créer un hôtel de A à Z.

Si vous souhaitez construire un hôtel, ou créer un hôtel de A à Z

Vous aurez besoin de faire appel à un architecte.

Cet architecte sera votre maitre d’œuvre et vous serez, la plupart du temps, le maitre d’ouvrage.

Quelle différente entre maitre d’œuvre et maitre d’ouvrage

L’architecte est la pour vous aider :

• dans les démarches administratives,
• dans la conception des plans de l’hôtel,
• dans la réalisation du projet (chiffrage, définition du projet global et en détail (implantation des prises, des locaux, les câblages, les implantations techniques),
• pour le dépôt du permis de construire,
• pour les normes de l’hôtellerie et de la restauration,
• dans le suivi du chantier,
• pour la sélection des corps d’état et des entreprises pour la réalisation du projet,
• pour les études de structure,
• pour les études de sol,
• pour l'étude de fluides,
• pour la partie archéologie si besoin,
• pour la rédaction des cahiers des charges pour les entreprises intervenantes, les bâtiments de France (si besoin)…

L’étude du projet et les démarches administratives, avant tout début de travaux, prennent en général 8 mois.

Et oui, il faudra fournir un gros travail, avant même l’ouverture de l’hôtel

Tout se joue avant la construction, pensez bien à tous les éléments fonctionnels et opérationnels afin d’éviter des erreurs qui pourraient vous pénaliser, par la suite.

Avec l’architecte, je vous conseille de faire un compte à rebours des travaux, avec une planification.

Cette dernière sera forcement modifiée au fur et à mesure, mais vous partirez déjà avec un objectif.

Je vous conseille de partager ce compte à rebours avec toutes les sociétés intervenantes.

Ce compte à rebours, vous permettra de suivre les travaux plus facilement

Voici quelques exemples vécus au fil des ouvertures :

* L’architecte n’a pas prévu de lingeries dans les étages, ou trop petites.

Comment vos femmes de chambre vont-elles faire pour stocker leur linge, les chariots et les produits d’accueil ?

Ne sous estimez pas cela.

Le travail des étages est difficile et très physique, simplifiez-leur la vie !

* En réception, l’architecte a prévu un seul ordinateur pour un hôtel 4 ou 5 étoiles.

Cela n’est pas possible.

Il vous en faut au minimum 2 !

Le matin au moment des départs, vous ne pouvez pas faire attendre les clients, étant donné la catégorie de l’établissement

* Il n’y a pas de bureau pour la gouvernante, ou pour la chef de réception ?

Ou ces personnes vont-elles travailler ?

* Il n'y a pas de réserves pour ranger le matériel.

Il faut en trouver impérativement

J’insiste sur ce point pour l ‘avoir vécu à plusieurs reprises.

Lors de la conception des plans, n’hésitez pas à vous faire aider par un expert hôtelier.

Il vous donnera les ficelles et vous aidera dans la conception logique de l'exploitation.

Un architecte connait son métier, mais pas spécifiquement le métier de l'hôtellerie restauration, ni l'exploitation au quotidien d'un hôtel.

Cela vous évitera bien des soucis et des erreurs que vous trainerait durant toute la vie de l’entreprise, comme un prisonnier avec son boulet au pied !

Quel diplôme pour ouvrir un hôtel ?

Doit-on faire des études pour ouvrir un hôtel ?

Le secteur de l'hôtellerie, n'exige aucun diplôme hôtelier pour ouvrir un hôtel.

Cependant, il est important d’être réaliste quant aux compétences et à la formation requises pour cette profession.

Selon votre situation, vous avez peut-être déjà les capacités ou les aptitudes nécessaires pour cette carrière.

S'il vous manque des compétences, il vous faudra les acquérir, ou recruter un directeur qui gérera l'hôtel, pour vous, au quotidien.

Si vous souhaitez racheter et reprendre un hôtel, ou un hôtel restaurant

Il vous faudra trouver un hôtel ou un hôtel restaurant à vendre.

Choisir celui qui vous intéresse, selon votre budget et sa rentabilité.

Cette solution est bien plus simple que la précédente.

En effet, l'exploitation et la mise en place de l’hôtel sont déjà opérationnelles.

Mais comment acheter un hôtel ?

Voici une liste de sites sur lesquels vous trouverez des hôtels à vendre

Une solution, encore plus simple, est de reprendre un hôtel en gérance.

Vous pourrez alors vous exercez et faire vos preuves.

Il sera alors, plus facile de négocier ensuite avec la banque pour l’obtention d’un prêt plus important.

Si vous souhaitez réhabiliter un bâtiment ou rénover un hôtel qui n’est plus en activité.

C’est la solution intermédiaire entre les deux solutions précédentes.

La conception d’un hôtel, dans un ancien établissement hôtelier, vous demandera de nombreux travaux, mais vous ne partez pas de zéro.

Vous pouvez vous basez sur les chiffres antérieurs afin de calculer votre rentabilité.

Cette rénovation hôtelière vous permettra également, d’avoir un bâtiment, qui est de base, prévu pour cette activité.

Contrairement à un bâtiment industriel qui est, à la base, prévu pour une autre activité.

Après avoir vu les 3 possibilités, nous allons commencer par le nerf de la guerre, à savoir, le projet financier.

Quel budget pour ouvrir un hôtel ?

Comment financer un hôtel ?

Ouvrir un hôtel sans argent, est ce possible ?

Ouvrir un hôtel sans argent ce n’est pas possible.

Il vous faudra systématiquement un apport personnel, couplé avec des emprunts ou d’autres aides pour financer votre projet.

En plus des solutions très connues, (travailler plus, sous louer son appartement ou sa maison), il existe des solutions afin de pouvoir économiser de l’argent et avoir un apport plus important.

Voir l’article Comment reprendre un hôtel sans apport ?

Le budget pour ouvrir un hôtel, va dépendre de votre apport et des emprunts que vous pouvez contracter.

Pour financer un hôtel, nous connaissons tous ces quelques solutions :

• Le crédit-bail hôtel
• Le prêt bancaire
• Vos apports personnels (patrimoine personnel, fonds propres, épargne)
• Le financement participatif (ou crowdfunding)
• Le prêt brasseur
• Le prêt d'honneur
• Le courtier
• La garantie création BPI France
• L'ADIE
• Les aides de pôle emploi (NACRE, ACCRE, ARCE, ARE, CAPE)
• Les aides de l'état

Mais, savez vous qu’il existe, en réalité, 27 solutions de financement pour vous aider à monter votre projet de création d’un hôtel ?

Le business plan

Le business plan d’un hôtel restaurant est primordial pour votre activité.

Ce dernier regroupe :

• La synthèse ou « exécutive summary »
• L’étude de marché
• La présentation du concept
• L’analyse de marché et de la concurrence
• Le dossier financier
• Les annexes

Ce document jettera les bases du succès de votre hôtel et vous aidera à éviter de perdre du temps avec des efforts infructueux.

Investir du temps pour élaborer un plan d'affaires clair et complet est crucial.

Cela garantira que votre hôtel a une direction et un but précis.

Sans business plan, il sera difficile d'obtenir du financement ou des investissements pour votre projet.

Que ces investissements proviennent des banques, d’investisseurs ou d'associés.

Prenez le temps de visualiser à quoi ressemble votre hôtel parfait.

Utilisez tous vos sens pour imaginer à quoi ressemble votre hôtel ?

Une fois que vous avez une vision claire en tête, la planification peut commencer.

La première étape est l’étude de marché. 

C’est la partie la plus importante du processus, et c’est ce qui déterminera le succès du lancement de votre hôtel.

Pour réaliser une étude de marché dans le secteur hôtelier, trois étapes sont importantes :

•  Identifier votre public cible,
• Comprendre ses préférences et
• Évaluer la demande des clients.

Il est important de comprendre votre marché cible et de fournir des informations concrètes sur le type de personnes qui séjourneront dans votre hôtel.

Cela vous permettra de déterminer la direction que doit prendre votre projet et son positionnement.

N’hésitez pas à faire des questionnaires pour poser des questions spécifiques sur les préférences et les attentes des clients.

Cela vous aidera à savoir immédiatement s’il y a un intérêt de leur part.

A quel type de clientèle vous adressez vous ?

• Clientèle d’affaire
• Clientèle des séminaires et congrès
• Clientèle familiale
• Clientèle de loisirs (groupes, sportifs, autocaristes, curistes, religieux)

Réalisez une étude de marché hôtelier pour recueillir des informations sur votre public idéal.

Cela peut être fait en ayant

• des conversations avec le personnel en contact avec les clients des hôtels concurrents, 
• en créant des enquêtes pour le personnel des hôtels concurrents,
• en interrogeant des personnes que vous considéreriez comme votre public cible et
• en consultant les avis des concurrents sur des sites comme TripAdvisor.

En faisant cela, vous serez en mesure d’apprendre ce qui motive votre public à choisir un hôtel spécifique

L’emplacement de l’hôtel est votre priorité numéro 1

L'emplacement joue un rôle énorme dans le succès de votre nouvel hôtel.

Les trois éléments les plus importants pour générer des revenus sont l'emplacement, le marketing et vos collaborateurs.

Lorsque vous choisissez un emplacement pour votre hôtel, il est important de tenir compte de ce que votre marché cible recherche.

Certains hôtels sont proches :

• d'un golf,
• du centre-ville,
• de la mer,
• de sentiers de randonnée,
• de la montagne,
• d’établissements thermaux,
• de centre de congrès,
• d'équipements sportifs
• d’établissements religieux,
• de grandes structures routières.

Lorsque vous choisissez un emplacement pour votre hôtel, assurez-vous de tenir compte de tous ces facteurs pour vous assurer d’attirer les bons clients et de générer suffisamment de revenus pour un hôtel prospère.

Dans cette étape de votre recherche, vous devrez déterminer quel type d’entreprise hôtelière vous souhaitez démarrer.

Vous devriez avoir une idée de ce que vous envisagez à partir de l’exercice de visualisation que vous avez déjà effectué précédemment.

Maintenant, vous devez écrire votre visualisation sur papier pour la rendre réelle.

Quel type d’hôtel souhaitez-vous ?

• Un hôtel bureau
• Un hôtel restaurant
• Un hôtel restaurant étoilé
• Une auberge
• Une auberge de jeunesse
• Un hôtel à la mer
• Un hôtel à la montagne
• Un hôtel en centre-ville
• Un hôtel 5 étoiles, un hôtel 4 étoiles, 3 étoiles, 2 étoiles
• Une résidence hôtelière
• Un club de vacances

Quelle catégorie d’hôtel ?

Quel classement hôtelier souhaitez vous pour votre projet d’hôtel ?

Un hôtel 5 étoiles, 4 étoiles, 3 étoiles, 2 étoiles, 1 étoile

Vous êtes désormais capable de déterminez si vous voulez :

• Acheter un hôtel
• Reprendre un hôtel
• Construire et créer un hôtel

L’analyse de la concurrence

L’analyse de la concurrence est un excellent moyen de comprendre ce que font les autres entreprises de l’industrie hôtelière et ce qui fonctionne pour elles.

Visitez-les !

Observez-les et prenez des notes.

Espionnez les !

Bien que vous souhaitiez certainement rendre votre propre entreprise hôtelière unique, votre objectif en visitant la concurrence n’est pas de les copier.

Il n’y a pas de meilleure façon de comprendre l’authenticité des hôtels que de vérifier vos concurrents, non pas de manière compétitive, mais plutôt dans le but de comprendre.

Conseils pour commencer :

Trouvez des maisons similaires à celles que vous aimeriez construire ou reprendre.

Le moyen le plus simple de le faire est de faire une recherche sur Internet avec la formule « [type d’hébergement] + [emplacement] ».

vous pouvez taper :  « hôtel + Rennes ».

Affinez votre recherche au fur et à mesure.

Faites une liste qui comprend le nom de la propriété, les tarifs, les services et les notes spéciales.

Gardez à l’esprit que ce n’est pas parce qu’ils ont un site Web qu’ils vont bien, alors ne copiez pas, prenez simplement des idées et observez.

Ajoutez votre nom, ou votre adresse mail, aux listes d’abonnés des concurrents pour recevoir les courriels (ou newsletter) qu’ils envoient.

Réseautez avec d’autres propriétaires d’hôtels lors d’expositions et de groupes auxquels ils participent.

Écoutez, observez ce qui se dit sur les réseaux sociaux, sur internet, sur les sites d'avis clients.

Vous pouvez trouver des données statistiques gratuites auprès de l'INSEE, ou alors vous pouvez acheter des données réalisées par des sociétés spécialisées.

La politique de prix de l’hôtel

Il vous faudra mettre en place, une grille tarifaire pour votre hôtel

Il s’agit, schématiquement, d’un tableau dans lequel on va trouver les différentes périodes de l’année (basse saison, haute saison, période de congrès..) avec les différents tarifs et les différentes catégories de chambre.

La grille tarifaire en hôtellerie est courante et grâce à cela, on tend déjà, vers le yield management

Vous pouvez commencer à rechercher les tarifs de vos concurrents.

Cela vous aidera à en savoir plus sur leur modèle financier.

Mais également cela vous donnera une idée de ce que vous devriez proposer (sur des services similaires).

Des prix trop bas ou trop élevés peuvent être mortels pour les hôteliers, alors vous devez rester compétitif et rentable !

Quels services allez-vous proposer à votre clientèle ?

• Les chambres
• Les suites
• Les espaces communs
• Les petits déjeuners
• Le room service
• Le pressing et la blanchisserie
• Le parking
• Les salles de séminaires
• Le restaurant
• Le restaurant panoramique
• La brasserie
• Le restaurant bistronomique
• Le restaurant traditionnel
• Le restaurant familial
• Une restauration 24h/24
• La piscine
• Le spa, la salle de détente
• La salle de sport
• Les services sur mesure (massage, coiffure, baby sitting)
• Les activités extérieures (piscine extérieure, golf, aire de jeux pour enfants, jardin, forêt)
• Une boutique

Hôtel franchisé ou hôtel indépendant ?

Une franchise est un contrat signé entre un franchiseur et un franchisé.

Le franchiseur donne au franchisé sa marque, ses procédures, ses outils de gestion, ses conseils, son expertise, ses fournisseurs et commercialise la marque.

Le franchisé paie un droit d’entrée et accepte les procédures du franchiseur.

Le franchisage est un très bon moyen de se lancer dans l’entrepreneuriat, en limitant les risques.

Plusieurs groupes hôteliers proposent des franchises, comme le groupe Accor, Louvre Group Hotels et d’autres groupes hôteliers (chaîne intégrée). Si vous préférez rester un hôtelier indépendant, vous pouvez rejoindre un groupe d’hôteliers indépendants (chaîne volontaire), tels que Relais et Châteaux ou Logis Hôtels.

Déterminez votre proposition de « valeur unique »

Une valeur unique est la promesse d’offrir de la valeur à ses clients.

Cette valeur indique à vos clients,  ce qui rend votre hôtel différent de tous les autres et pourquoi ils devraient le choisir plutôt qu’un autre hôtel.

Créer une valeur unique nécessite de réfléchir à ce qui donnerait envie à quelqu’un de rester dans votre hôtel, puis de tenir cette promesse.

Vous devez être clair, concis et, surtout, honnête.

Toute fausse affirmation ou exagération ne fera que vous nuire à long terme.

Pour vous donner une idée de ce que vous pouvez faire, voici quelques exemples :

« 10 minutes à pied du parc Disneyland »

« A 5 minutes de la gare à pied »

« Pour vélo et motard »

« Détendez-vous dans un sauna extérieur, en haut des pistes »

« Au cœur du centre-ville historique »

« Au cœur des montages »

« La plage est à 2 minutes à pied »

Voyez-vous comment chacun de ces éléments s’adresse directement à un public cible spécifique et différent ?

C’est la clé.

Quelle stratégie de communication pour un hôtel ?

Qu'est-ce qu'un plan de marketing hôtelier devrait impliquer exactement ?

Le marketing hôtelier doit engager les clients potentiels le plus efficacement possible.

Vous devez comprendre l'intention sous-jacente de leurs objectifs

Pour vous assurer des réservations, vous devez commercialiser votre hôtel efficacement.

Votre plan marketing doit contenir ce que les clients potentiels recherchent, comme une connexion Wi-Fi haut débit, des services de blanchisserie le jour même ou des technologies modernes.

Pour cela, il vous faire établir un plan marketing de l’hôtel.

Voici quelques idées que vous pouvez inclure dans cette analyse marketing d’un hôtel :

• Les prestations et services proposés
• Les canaux de distribution (Expedia, Booking, les autres OTA)
• Le site internet de l’hôtel
• La presse
• Les associations locales et régionales
• L’identité de marque
• La culture interne
• La fidélisation
• La situation géographique
• Les forces de l’hôtel
• Les tarifs
• La qualité des prestations
• Les réseaux sociaux

Ce plan marketing ou plan de commercialisation, doit être mis en place bien avant l'ouverture.

La commercialisation, sur le site internet et sur les réseaux sociaux, doit se faire environ 4 à 6 mois avant l'ouverture.

Il ne faut pas perdre de temps et faire savoir que vous allez ouvrir un hôtel.

Le bail commercial

C'est un contrat qui lie un propriétaire au locataire, dans le cadre d'une activité commerciale.

En tant que locataire, vous devez être inscrit au RCS (Registre du commerce et des sociétés) pour un commerçant ; ou au RM (répertoire des métiers) pour un artisan.

Un accord écrit est indispensable.

Le bail fixe les règles entre le propriétaire et vous-même.

Dans ce bail sera fixé le loyer ainsi que l'activité ou les activités que vous pourrez exercer dans ce local.

Le bail a une durée de 9 ans minimum.

Le locataire pourra résilier son bail commercial à l'expiration d'une période triennale (d'où l'expression bail 3-6-9 ) en notifiant un congé par voie d'huissier au bail au moins six mois à l'avance.

Le fonds de commerce

Fonds de commerce avec ou sans les murs ?

Si le fonds est dans un immeuble, quelles sont les obligations, les restrictions de la copropriété ?

Est-ce une construction ou un rachat d'un commerce existant ?

Tout cela dépend des circonstances.

Chaque ouverture (construction ou reprise) est différente

Renseignez vous sur le permis et sur la zone d’implantation : attention aux respects des règles et réglementations locales

Est-ce que votre hôtel se situe près d’un monument historique ?

Existe-t-il une réglementation locale ou départementale spécifique ?

Ces règles peuvent influencer votre projet surtout le cout de votre projet

Quelle formation pour ouvrir un hôtel ?

Pour ouvrir un hôtel, vous n'avez besoin d'aucune formation.

Pour un hôtel restaurant, il vous faudra vous former à :

La formation hygiène HACCP

• hygiène alimentaire, 
• la manipulation des aliments,
• le danger alimentaire,
• la législation en hygiène,
• les normes alimentaires en France...

La formation permis d'exploitation

Cette formation vous donne le droit de posséder une licence pour votre restaurant ou pour votre bar :

La licence de 2e catégorie (pour débit de boissons) ou licence petit restaurant (pour restaurant) permet de distribuer des boissons alcoolisées jusqu'à 3 degrés maximum,

La licence 3e catégorie (pour débit de boissons) ou licence restaurant (pour restaurant) permet de distribuer des boissons alcoolisées jusqu'à 18 degrés maximum,

La licence 4e catégorie (pour débit de boissons) ou licence restaurant (pour restaurant), permet de distribuer toutes les boissons alcoolisées à l'exception de celles qui sont interdites à la vente.

La licence restaurant ne peut être utilisée que pendant les repas, et de manière accessoire à la nourriture.

Si des boissons sont également vendues en dehors du repas, une licence débit de boissons est obligatoire.

Voir l'article complet sur les formations dans le secteur

L’Equipe

Qui seront vos collaborateurs ?

Les chefs de service sont très importants aux yeux des investisseurs et de la banque.

Ils peuvent lancer l’hôtel plus ou moins rapidement, selon leur niveau de professionnalisme et de compétences.

Si vous allez recruter des « pointures » dans leur domaine, expliquez aux banquiers qui ils sont, et quel a été leur parcours.

 Cela peut peser dans la balance si votre projet est un peu serré au niveau du budget

Les investissements.

Vous devez lister les différents investissements dont vous avez besoin.

Ces derniers sont importants car ils vont faire partie de votre business plan, donc du compte de résultat prévisionnel et du plan de trésorerie.

Nous allons voir quelques exemples des points à ne pas oublier :

Le local : est-il à vendre (avec frais d'agence, frais de notaire), ou est-ce une location ?

Si c'est un local à aménager en totalité ou partiellement ?

Travaux : avez-vous des travaux de remise aux normes à faire, avez-vous des travaux de décoration à faire ? Quelle ambiance voulez-vous ?

Frais de création : rédaction des statuts juridiques, de l'immatriculation, de la création de la société, choix du cabinet comptable, droit de franchise, frais de notaire, frais d'agence, etc…

Achat de matériel : Devez-vous acheter du matériel ? en totalité ? juste quelques petits achats ? S'il faut acheter du matériel, il faut le lister.

Que ce soit du matériel de cuisine (four chambre froide, couteaux) ou en salle (chaises, tables, caisse enregistreuse, etc…), ou en chambre (literie, table, chaise, linge…) ou en réception (wifi, matériel informatique, logiciel hôtelier)

Cout du personnel : votre hôtel restaurant ne sera pas rentable dès le premier jour.

Il faut donc prévoir une enveloppe pour les charges de personnel

Les stocks de marchandises et de boissons

Licence, permis d'exploitation, création de la société, l’assurance et les formations

Marketing : quel est votre budget pour vous faire connaitre et fidéliser vos clients ?

Le dossier financier

Vous avez tout chiffré !

Vous avez réalisé un très gros travail, bravo !

Mais cette version de votre business plan n’est que la version numéro 1

Vous devrez en faire plusieurs, au fil du temps et des aléas du chantier.

Avant de présenter votre business plan à des investisseurs ou aux banques, vous pouvez en faire, au minium 3 versions :

• Une version optimiste
• Une version médiane et
• Une version pessimiste

Les futurs investisseurs verront que vous avez anticipé et que votre projet vous tient à cœur.

Lorsque vous collectez des fonds pour votre nouvelle entreprise, assurez-vous d’avoir tout prévu.

Ayez un plan clair et bien pensé, puis présentez-le en toute confiance aux investisseurs et prêteurs potentiels.

Ceci est important parce que les gens ne vous aideront que s’ils pensent que votre entreprise a de bonnes chances de gagner de l’argent.

Mais également s’ils ont confiance en vous et en la capacité de l’équipe de direction à tirer le meilleur parti du projet et de ces opportunités.

Créer son entreprise avant d’ouvrir son hôtel

Pour créer sa propre entreprise, les formalités administratives se font auprès du centre de formalités des entreprises (CFE)

Ce CFE dépend de la Chambre de commerce et d'industrie (CCI) de votre région.

Le CFE joue un rôle d'interface entre les administrations et vous.

Il permet aux entreprises d'accomplir en un même lieu et au travers d'un dossier unique les déclarations relatives à leur création, aux modifications de leur situation ou à la cessation de leur activité

Dans la plupart des cas, vous pouvez faire cela en ligne.

Grace à cette déclaration vous allez recevoir :

• Votre KBIS
• Votre numéro SIREN : il identifie une unité légale (personne physique ou personne morale), une entité juridique
• Votre numéro SIRET : il identifie un établissement
• Votre code APE : il correspond à l'activité de votre entreprise.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire par le service des impôts des entreprises (SIE), indispensable pour toutes les opérations commerciales au sein de l'Union européenne

Quel est le statut juridique d’un hôtel ?

SAS, EURL, SA, SARL, SASU

A vous de voir selon si vous êtes seul aux commandes de la société, ou si vous êtes plusieurs

Vous pouvez lire notre article sur quelle forme juridique en hôtellerie

Ouvrir un compte bancaire

L'ouverture d'un compte professionnel n'est obligatoire que pour les sociétés.

Le compte professionnel comporte des avantages comptables et fiscaux.

Dès que votre entreprise est immatriculée, vous pouvez entreprendre les démarches d'ouverture d'un compte professionnel.

Cela vous permettra d'avoir un RIB, et ainsi de faciliter certaines de vos démarches administratives.

N'hésitez pas à faire le tour des banques afin de voir ce qu'elles peuvent proposer comme avantages, y compris pour le financement de votre entreprise.

Trouver le cabinet comptable

A vous de choisir celui qui vous correspond le mieux

Ne pas oublier qu’un comptable, comme un banquier, sera votre allié pour plusieurs années

Faites donc le bon choix !

Vérifiez son cursus et essayez de poser des questions à ses clients afin de vous faire une idée de la qualité de son travail

Souscrire une assurance

Certaines assurances ou garanties sont obligatoires et d'autres recommandées.

Le banquier ou votre assureur peut vous obliger à prendre certaines garanties afin de vous protéger au maximum

Voici quelques garanties :

• Assurance responsabilité civile professionnelle
• Assurance des biens mobiliers et immobiliers
• Assurance décennale et dommages ouvrage
• Assurance perte d'exploitation
• Assurance protection juridique
• Assurance multirisque professionnelle hôtel
• Les garanties supplémentaires (assurance homme clé, assurance véhicule professionnelle)
• Protection des salariés (fais de santé et prévoyance)
• Assurance pour le chef d'entreprise

N'hésitez pas à consulter plusieurs sociétés d'assurance afin de voir ce que chacune vous propose, voire demander l'aide d'un courtier en assurances.

Les déclarations avant d'ouvrir un hôtel

Il existe plusieurs déclarations administratives à effectuer avant une ouverture d'hôtel.

Elles vont dépendre de vote région, mais également si vous ouvrez un hôtel bureau, un hôtel avec un bar ou un hôtel restaurant

La déclaration de l'hôtel à la préfecture

Avant de pouvoir ouvrir ou reprendre un hôtel, il vous faudra faire une déclaration auprès de la préfecture du département. ( Article R.233-4 du Code rural et de la pêche maritime ).

Cette déclaration avant ouverture est obligatoire.

La déclaration sanitaire

Selon le département, vous aurez l'obligation de déclaration sanitaire préalable à l'ouverture de votre hôtel.

Cette déclaration doit s'effectuer auprès de la préfecture.

Si vous projetez d'ouvrir un hôtel, il est nécessaire de vous informer préalablement auprès de votre préfecture au sujet de cette obligation.

La déclaration pour vente d'alcool

La déclaration administrative doit être effectuée pour les restaurants et les établissements vendant de l'alcool (sur place ou à emporter), au moins 15 jours avant l'ouverture ou la reprise.

Cette déclaration doit se faire dans un de ces cas précis :

• Ouverture d'un nouvel établissement
• Mutation (changement de propriétaire ou de gérant),
• Translation (déplacement de la licence d'un local à un autre dans la même commune).

Dans le cas d'une mutation suite à un décès, le délai de déclaration est d'1 mois

La déclaration d'un débit de boissons ou d'un restaurant est le Cerfa n°11542*05

Ou s'adresser pour faire cette déclaration ?

A Paris, en Alsace et en Moselle vous devez vous adresser à la préfecture

Pour le reste de la France, vous devez vous adresser à la mairie

SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique)

Si vous souhaitez diffuser de la musique au sein de votre hôtel, il faudra faire une déclaration à la SACEM, afin d'obtenir l'autorisation.

Ensuite, il vous faudra donner une redevance pour la diffusion de musique.

De plus, vous contribuez à une taxe supplémentaire auprès de la SPRE (Société civile pour la perception de la rémunération équitable)

Vous ne pouvez pas acheter des enregistrements (cd..) dans le commerce car leur utilisation est limitée au cercle familial.

Vous devez acheter vos supports auprès des sociétés spécialisées qui ont acquis les droits adéquats.

Redevance à l'audiovisuel

Les téléviseurs que vous avez dans votre hôtel sont soumis à la redevance de l'audiovisuel public.

Le tarif est dégressif selon le parc de téléviseurs que vous possédez.

Une déclaration annuelle devra être effectuée, en même temps que la déclaration de TVA.

Si vous avez un bar avec une télévision, il faudra également la déclarer.

Celle-ci sera plus imposée qu'une télévision en chambre.

La TVA

La TVA applicable en hôtellerie est de 10 %

Idem pour les petits déjeuners.

Si vous possédez un bar au sein de votre hôtel, la tva pour les boissons non alcoolisées est de 10%.

Pour les boissons alcoolisées le taux est de 20 %

Si vous proposez d'autres prestations (séminaires, bar..), un taux de TVA différent s'appliquera selon la prestation et selon le taux en cours.

La taxe de séjour

Les communes touristiques peuvent demander aux clients de payer la taxe de séjour.

Cette taxe, doit permettre de financer la promotion touristique et d'améliorer les activités touristiques.

Chaque commune fixe son montant et ses modalités de déclaration.

Le montant de cet impôt est différent, selon la catégorie de l'hôtel.

Comme pour la TVA, l'hôtel encaisse et reverse la taxe de séjour à la ville.

Les normes d'accessibilité

Les normes d'accessibilité concernent les personnes en situation de handicap

Le terme handicap regroupe les différents handicaps :

• Handicap moteur (personne à mobilité réduite)
• Handicap auditif
• Handicap visuel
• Handicap physique et intellectuel

Vous devez être en règle concernant la sécurité incendie et l'accueil des personnes en situation de handicap.

La sécurité des clients

Un hôtel est un ERP (établissement recevant du public), et à ce titre, il doit respecter les normes obligatoires.

Les ERP sont classés en type et en catégorie, ce qui définit les exigences réglementaires applicables.

Ces exigences sont définies par la capacité d'accueil de votre hôtel.

A l'ouverture de l'établissement ainsi que tous les 3 ans, la commission de sécurité viendra contrôler votre établissement.

Ce contrôle concerne :

• les installations de l'établissement,
• la vérification que les normes et contrôles sont bien réalisées
• les formations incendies effectuées par le personnel

Ce contrôle a un seul but : garantir la sécurité des clients et du personnel, en cas d'incendie.

La vidéosurveillance

Les caméras de surveillance ne sont pas obligatoires.

Cependant, on les trouve de plus en plus dans les hôtels, et ce pour plusieurs raisons :

• Rôle dissuasif vis-à-vis des personnes mal intentionnées
• Limite les vols, les agressions et les dégradations
• Assurer la sécurité des clients et du personnel

Toute installation de vidéosurveillance devra être faite dans les règles.

Vous devrez déposer un dossier à la préfecture et faire une déclaration à la CNIL.

La sécurité des données clients

La loi RGPD (règlement général sur la protection des données) est entrée en vigueur le 25 mai 2018.

Cette loi RGPD concerne la protection des données des clients

Ces dernières sont protégées que ce soit via le site internet de l'hôtel, à la réservation, à la réception…

Depuis le 25 mai 2018, le RGPD a pour but de renforcer les droits des clients qui transmettent leurs données, et à responsabiliser les entreprises qui les reçoivent.

Les données personnelles des clients ( site source de la CNIL)

Le registre de sécurité

Article R123-51 du code de la construction et de l'habitation

L'hôtel étant un ERP, il doit tenir à jour son registre de sécurité.

Ce registre est un classeur ou cahier spécifique, dans lequel sont consignés tous les renseignements, visites, contrôles, interventions et formations concernant la sécurité des clients

Le registre public d'accessibilité

Le registre public d'accessibilité est un registre qui contient tous les éléments concernant la mise en accessibilité d'un établissement éligible au public, pour les personnes en situation de handicap.

Contrôles, vérifications et entretiens annuels

Un certain nombre de contrôles, vérifications et entretiens annuels, doivent être réalisé afin de rester conforme à la sécurité des clients

La liste de ces contrôles se trouve dans l' ebook offert

Les affichages obligatoires pour vos clients

Voici quelques affichages obligatoires :

• La licence du restaurant et du bar
• L'affichage des prix
• La protection des mineurs
• Les moyens de paiement
• Les horaires d'ouverture et de fermeture du bar et du restaurant. Egalement de l'hôtel si vous n'avez pas une présence en réception 24h sur 24.

Si vous voulez aller plus loin, la liste des affichages obligatoires est disponible dans l'ebook offert

La fiche individuelle de police pour la clientèle étrangère

C'est une fiche que tous les étrangers (ressortissants de l'union européenne et les autres nationalités), doivent remplir à l'arrivée dans votre hôtel.

La réglementation piscine

Si l'hôtel possède une piscine, vous avez l'obligation de respecter les normes de sécurité, d'entretien et de contrôle de l'eau.

La responsabilité de l'hôtelier

La responsabilité de l'hôtelier peut être engagé en cas de vol, de dommages aux effets ou aux clients.

Que ce soit dans l'hôtel, dans la chambre ou sur le parking.

Toutes les responsabilités de l'hôtelier

Comment gérer un hôtel et tout anticiper avant l'ouverture ?

La gestion d’un hôtel est une gestion quotidienne, grâce à une présence physique

Voici les plus gros postes concernant cette gestion journalière

La gestion des fournisseurs (alimentaire, linge, personnel, produits d'entretien …)

Les fournisseurs sont très importants.

Ce sont eux qui vous fournissent la matière première et donc la qualité de vos produits.

Le prix d'achat des produits va dépendre de la rentabilité de votre hôtel restaurant !

Rencontrez vos fournisseurs, dialoguez avec eux, voyez ce qu'ils vous proposent en termes de prix, mais aussi la relation que vous avez avec eux, les jours de livraison, les horaires de livraison, le délai de règlement, les quantités minimales de commande , etc...

Voyez plusieurs fournisseurs, comparez les prix et leurs prestations.

Faites jouer la concurrence !

Les charges de personnel

Selon la taille de votre établissement, vous pouvez embaucher un, deux ou plusieurs collaborateurs.

Il est important de savoir quel est le coût de votre salarié ou de vos salariés.

Le ratio salarial doit représenté, environ, 30 % de votre chiffre d'affaires

La gestion des achats, les stocks, l'inventaire, les ratios

Soyez vigilant et prenez le réflexe de contrôler les factures afin de voir si le tarif négocié n'a pas pris une hausse trop importante.

Vous devez gérer vos stocks !

Chaque mois, je vous recommande de faire un inventaire de vos produits (nourriture et boissons).

Vous saurez réellement ce que vous avez dans votre stock physique.

Le but de l'inventaire est de calculer le ratio marchandises et de voir s'il est bon ou si vous avez un écart

S'il y a dépassement, il faut corriger, découvrir pourquoi il a été dépassé et trouver des solutions.

Le tableau de bord

Comme le tableau de bord d'une voiture, votre tableau de bord va vous permettre de surveiller, contrôler très rapidement si tous les voyants sont au vert ou non.

Cela dépend de votre organisation et de ce que vous souhaitez.

Les chiffres peuvent être mensuels ou journaliers.

La majorité des logiciels hôteliers actuels proposent ce récapitulatif journalier.

Le contrôle de gestion

C'est l'action de contrôler, de constater, de mesurer et d'analyser le chiffre d'affaires ainsi que les charges.

Le but est de pouvoir identifier rapidement les écarts et d'apporter des actions correctives immédiates.

Comprendre les écarts, chaque mois, vous permettra de corriger rapidement ce qui ne va pas, et ainsi d'améliorer votre rentabilité, sans attendre le compte de résultat annuel.

En effet, si le contrôle ne se fait qu'une fois dans l'année, vous aurez perdu beaucoup de temps, de rentabilité, donc de bénéfice.

Le seuil de rentabilité

Le seuil de rentabilité est également appelé « point mort »

C'est le chiffre d'affaires Hors Taxes qui est égal aux charges de l'entreprise.

Si le chiffre d'affaires couvre juste les charges alors vous ne faites pas de perte ni de bénéfice.

Les frais fixes

Ce sont des charges qui sont toujours identiques, peu importe la fréquentation de votre établissement.

Par exemple, le loyer, les assurances, votre comptable (hors mission sociale)

Les charges variables

Ce sont des charges qui varient en fonction de votre activité.

Par exemple, l'eau, l'électricité, les achats de marchandises, la commission sur les encaissements de carte bancaire…

Le compte de résultat

C'est un document comptable qui regroupe l'ensemble des charges et des produits d'une société, durant une période donnée (appelée un exercice).

Un produit correspond à une recette, et une charge correspond à une dépense.

Si le montant total des produits excède le montant total des charges, alors un bénéfice est réalisé.

Et à l'inverse, une perte est réalisée si les charges excèdent les produits

Votre cabinet comptable vous le fera chaque année

Le bilan

Le bilan est un document financier.

C'est une photographie du patrimoine de l'entreprise à l'instant T.

C'est un tableau récapitulant d'un côté ce que l'entreprise possède (actif) et de l'autre ce qu'elle doit (passif).

Votre cabinet comptable vous le fera également chaque année.

La trésorerie : le nerf de la guerre pour gérer votre hôtel

Il vous faudra faire un plan de trésorerie, sans oublier le besoin en fonds de roulement (BFR).

Le plan de trésorerie est un tableau qui vous permet de savoir si vos recettes vous permettent de couvrir les dépenses prévues.

Cela vous permettra de suivre l'équilibre financier de votre entreprise et de voir si vous pouvez vous autofinancer.

Vous pouvez faire un tableau avec les 12 mois de l'année et vos dépenses engagées.

Ce plan de trésorerie vous permettra également de suivre très régulièrement votre trésorerie, et de voir si  les encaissements obtenus couvrent les dépenses.

Si non, il faut trouver une solution.

Cela vous permet d'anticiper !

La comptabilité et les règles fiscales

Tous les commerçants sont dans l'obligation de tenir une comptabilité afin de fournir aux impôts, entre autres, les informations indispensables pour connaître le montant de l'impôt à payer.

En plus de cette obligation fiscale, la comptabilité de votre établissement est essentielle pour la vie et la gestion de votre entreprise.

Même si vous n'êtes pas comptable, il vous faut quelques connaissances afin de comprendre un minimum la comptabilité et vos obligations.

Quels collaborateurs pour ouvrir votre hôtel ?

Je vais être franc voire dur,  mais c’est pour votre bien

De votre recrutement, va dépendre la réputation et la qualité des services de votre établissement !

Si vous faites des erreurs de recrutement, vous le paierez au fil du temps.

Vos collaborateurs sont votre bien le plus précieux dans votre entreprise.

Je sais, certains investisseurs ne seront pas forcement d’accord avec moi

Je m'en moque !

Je connais parfaitement l’hôtellerie et ses rouages.

Et croyez moi, votre hôtel, quelque soit l'investissement de départ, ne sera RIEN, sans une bonne EQUIPE.

Sans bon personnel, il n’y a pas d’hôtel, ni de chiffre d’affaires, et encore moins de rentabilité !

Je veux vous montrer, par ces quelques phrases, l’intérêt que vous devez porter au recrutement.

De quel personnel hôtelier avez-vous besoin ?

Quel profil hôtelier correspond le mieux à votre projet ?

Quels sont les différents postes dans un hôtel comme le vôtre ?

Les différents postes dans un hôtel sont :

• Chef de réception
• Réceptionniste
• Chef de brigade
• Concierge
• Bagagiste
• Chasseur
• Groom
• Voiturier
• Directeur d'hôtel ou directrice de l'hôtel (si vous êtes investisseur non exploitant)
• Gouvernante générale
• Gouvernante d'étage
• Femmes de chambre
• Homme d'entretien
• Night Auditor
• Responsable de l'hébergement

Les différents postes dans un restaurant

• Chef de cuisine
• Second de cuisine
• Chef de partie
• Cuisinier
• Commis de cuisine
• Plongeur
• Maitre d’hôtel
• Assistant maitre d’hôtel
• Chef de rang
• Serveur
• Commis de salle
• Responsable restauration

Bien entendu, votre future brigade va dépendre du nombre de chambres, du nombre d’étoiles et des prestations que vous proposez aux clients

Préparez vos entretiens à l’avance

Avant de recruter, il faut définir :

- Quel poste vous avez besoin ?

- Combien de personnes par poste ?

- Quels profils vous souhaitez, selon le concept de votre établissement.

- Quel organigramme pour votre établissement hôtelier ?

Avant de commencer les entretiens, je vous recommande de faire une fiche pour chaque poste dans laquelle vous listez les tâches de votre futur salarié.

Ensuite, recevez les candidats et jugez quelle personne est plus apte à travailler avec vous.

Cela peut dépendre de nombreux critères :

• L’expérience
• Le ressenti lors de l’entretien
• La personnalité du candidat
• Ses attentes vis-à-vis du poste
• Ce que le candidat peut apporter à l'entreprise, même si son expérience acquise n'est pas dans le secteur hôtelier
• Vos attentes par rapport au poste, au concept et à votre vision

N'hésitez pas à questionner le candidat, sur son parcours professionnel et sa vision du poste.

Egalement, proposez lui des axes de discussion que vous jugez importants (relation client, qualité de produit et de service…)

Cela vous donnera une première impression qui vous aidera à juger, si le savoir être du candidat correspond au profil que vous recherchez.

Vous ne recrutez pas seulement un professionnel qui connaît (ou pas encore) son métier,  mais bel et bien un homme ou une femme qui partage votre vision de la profession, et du client.

L'intégration de vos collaborateurs

Le premier jour est très important pour un nouveau collaborateur.

Il n'aura qu'un premier contact avec son recruteur, et sera dans la découverte totale de son nouvel environnement de travail.

Nous sommes tous passés par cette étape et nous savons que cela peut être intimidant.

Après une partie administrative incontournable (signature du contrat, remise des documents relatifs à l'embauche) il sera donc important de lui faire visiter votre entreprise et lui présenter ses collègues.

Il se sentira alors mis en valeur et vous pourrez commencer votre relation professionnelle sur de bonnes bases.

Formez votre équipe

Assurez-vous de former votre directeur d'hôtel et votre personnel à suivre les procédures.

Mais donnez leur également, les moyens de traiter avec les clients et de gérer les plaintes.

Équipez-les pour qu'ils fassent tout ce qu'il faut pour satisfaire les personnes qui séjournent dans votre hôtel.

Toute nouvelle intégration de collaborateur doit s’accompagner d’une formation, en doublon, avec un supérieur hiérarchique afin que le nouvel arrivant prenne conscience de son poste et du travail à réaliser.

Le contrat de travail en hôtellerie restauration

De quel contrat avez-vous besoin ?

Est-ce un CDD, un CDI, un contrat d'extra pour les week-ends ?

Un temps partiel, un temps plein ?

Avec certains contrats, vous pouvez bénéficier d'aide.

La gestion du personnel

Une bonne organisation est le maître mot

Qui fait quoi ?

Il faut que vous définissiez le poste de chacun (grâce à la fiche de poste ou description de poste) et le rôle de chacun, au sein de votre établissement.

Ainsi ce sera un gain de temps et de productivité.

Un manque de personnel peut-être une source de désorganisation.

Ce sera le grain de sable qui provoquera le disfonctionnement global de la machine.

Il faut trouver un juste équilibre entre l'activité de votre entreprise et le nombre de salariés.

Les salaires

Quel salaire proposer à vos collaborateurs ?

Il faut prendre comme référence la convention collective hôtelière qui vous donne le salaire minimum ainsi que le niveau et l'échelon pour chaque poste.

Ensuite, rien ne vous empêche de proposer un salaire supérieur.

Cela va dépendre de plusieurs critères :

• L'expérience et l'ancienneté dans chaque poste occupé auparavant
• Les diplômes (mais ce critère est de moins en moins retenu)
• Le poste que vous lui proposez
• La responsabilité que vous lui donnez

Pour certains postes de chef de service (chef de réception, maître d'hôtel, gouvernante, chef de cuisine), le candidat vous demandera très souvent, une négociation concernant son salaire.

Malgré tout le travail que vous avez déjà réalisé, cela n'est pas terminé.

L'ouverture d'un hôtel ou la ré ouverture est comme un marathon.

Les derniers jours seront très intenses.

Il vous reste encore à :

• réceptionner les livraisons de matériels,
• mettre le matériel en place dans les chambres,
• vérifier les finitions,
• faire la  levée des réserves avec les entreprises,
• contrôler que ces réserves sont bien levées au fur et à mesure des jours
• vérifier que tout le matériel fonctionne correctement (téléphone, informatique, réveil, TPE, électricité eau, chauffage, climatisation…)
• faire l'intégration et les formations du personnel
• commercialiser votre hôtel, via votre site et les réseaux sociaux….

Ouvrez votre hôtel

Le jour J est arrivé

Ce soir, vous accueillez vos premiers clients

Etes-vous prêts,

Est-ce que vos équipes sont prêtes ?

Si vous avez un peu de temps,  je vais vous donner un petit conseil :

Faites tester l’hôtel par des amis, ou des membres du personnel.

Ils passeront par toutes les étapes du parcours client et vous diront s’il y a eu un problème, à un moment précis.

Cela vous coutera un peu, mais lorsque vous accueillerez vos premiers clients, les petits grains de sable seront sortis de l’engrenage et tout sera mis en place pour que l’expérience du client soit parfaite.

Cette expérience client est essentielle, car grâce à elle, va découler les commentaires clients sur les sites d’avis et votre réputation.

Que ce soit au niveau de la qualité des prestations, que de la qualité de l'accueil.

Faites une inauguration

Après quelques semaines d'exploitation, faites une inauguration.

Cela vous permet de lever les derniers problèmes techniques et fonctionnels qui trainent encore.

Vous pouvez ainsi inviter et montrer aux administrations locales, aux sociétés, aux futurs clients, votre établissement et ses prestations.

La presse sera très intéressée et vous fera un article gratuit pour cette inauguration.

Faites du bruit, surprenez vos invités afin qu’ils en gardent un excellent souvenir

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour ouvrir un hôtel dans les meilleures conditions

C'est à vous de jouer !

Si vous souhaitez d'autres conseils, n'hésitez pas à télécharger votre Ebook offert