Qu'est-ce que la gestion hôtelière ?

Comment gérer un hôtel ?

Vous allez ouvrir, créer ou reprendre un hôtel, et la gestion hôtelière vous empêche de dormir ?

Tous les jours, même la nuit, vous y pensez !

Au fond de vous, cette douleur indescriptible qui vous hante et qui vous trouble

C'est l'angoisse et la peur de la banqueroute au final, n'est-ce pas ?

Mais comment mettre en place la gestion d'un hôtel afin qu'il soit lucratif sur le long terme ?

Tous les professionnels de l'hôtellerie sont confrontés à cette question à leur début, et c'est tout à fait normal, croyez-moi !

Je vais vous expliquer tous les points indispensables, dont vous aurez besoin, afin de lancer une entreprise pérenne pour l'avenir.

Pensez à ce jeune Lucas, qui adore son métier de réceptionniste et qui veut se lancer dans l'entreprenariat.

Il souhaite reprendre un hôtel car il aime le contact avec le client et son point fort est le commercial et la relation client.

Son père à gros moyens financiers, et pour faire plaisir à son fils, il lui achète un hôtel.

Aucun problème de financement, et Lucas se lance et l'affaire fonctionne plutôt bien.

Lucas est très présent et les clients sont satisfaits du produit.

En fin d'année, le comptable l'avertit que certains ratios, comme les charges de personnel, sont trop élevés et qu'il va falloir faire très attention afin que l'entreprise ne soit pas dans le "rouge"

Que doit faire Lucas, à votre avis ?

Ecouter son comptable, afin d'augmenter sa rentabilité et sauver son entreprise

OU continuer sa superbe relation avec le client sans prendre en compte les conseils du comptable ?

Et si un autre concurrent arrive, avec un établissement neuf et qu'il récupère une partie de sa clientèle, comment Lucas peut faire afin de minimiser ses charges, de dégager plus de bénéfice pour pouvoir faire des travaux, et maintenir une qualité de prestations maximale au sein de son hôtel ?

Gérer un hôtel est un travail quotidien et régulier

Nous allons voir tous ces points vitaux ensemble.

Qu'est-ce que la gestion hôtelière ?

La gestion hôtelière est un ensemble de responsabilités qui incombe au directeur.

Il doit gérer les différents services de son établissement, maintenir la rentabilité, offrir un maximum de qualité et de services à ses clients, tout en restant à l'écoute des nouveautés et faire une veille concurrentielle.

La gestion hôtelière comprend :

L'accueil des clients
Le Yield management
La commercialisation
Le suivi du client durant son séjour
La rentabilité et la pérennité de l'entreprise
Le marketing
L'innovation
La qualité offerte à la clientèle
La gestion des collaborateurs
La veille concurrentielle

Quelle formation pour gérer un hôtel ?

Vous pouvez suivre des cours dans une école prestigieuse comme :

Lausanne

Glion

Institut Paul Bocuse

Ecole de Savignac

Ferrandi

Vatel

Vous pouvez faire une formation ou passer un diplôme au lycée hôtelier.

Il permet à de nombreuses personnes de travailler dans le secteur de l'hôtellerie.

Je ne citerais pas tous les lycées hôteliers de France !!

Dans ces lycées, vous pouvez préparer un Bac pro, un CAP, un BEP, un BTS

Quelle étude pour faire de la gestion hôtelière ou une formation en gestion hôtelière ?

Faire une école hôtelière ou une formation en hôtelière : BTS management et gestion hôtelière, master en gestion hôtelière, une mention complémentaire pour approfondir une spécificité (barman, sommelier, gouvernante), Bachelor, licence professionnelle,

Apprendre sur le terrain ou dans un centre de formation appartenant à une des chaînes hôtelières (ou de restauration). On peut citer Accor, institut Bocuse,

Pour la gestion hôtelière, un logiciel est-il indispensable ?

Le logiciel de gestion est un outil indispensable pour vous aider dans votre quotidien, et celui de vos équipes.

Il vous permettra de gérer le planning, la facturation, les interfaces avec les autres services (maintenance, étages, restaurant), les tableaux de bord, la gestion de l'hôtel,

Il existe de nombreux PMS de gestion d'hôtel.

Avez-vous besoin d'un logiciel de comptabilité ?

Si vous sous-traitez le service comptabilité avec un cabinet comptable, alors vous n'avez pas besoin de ce type d'outil.

Voici les points incontournables pour optimiser la rentabilité d'un hôtel :

La gestion des fournisseurs (alimentaire, linge, personnel, produits d'entretien …)
Les charges de personnel
La gestion des achats, les stocks, l'inventaire, les ratios
Le tableau de bord
Les investissements
Le contrôle de gestion
Le seuil de rentabilité
Les frais fixes
Les charges variables
Le compte de résultat
Le bilan
La trésorerie
La comptabilité et les règles fiscales

Les fournisseurs

Les fournisseurs sont très importants car ce sont eux qui vous fournissent la matière première et donc la qualité des produits.

Le prix d'achat des produits dépendra de la rentabilité de votre hôtel.

Avant toute rencontre avec votre fournisseur, préparez ce que vous avez à lui dire, afin qu'il s'adapte à vos besoins spécifiques.

Rencontrez vos fournisseurs, dialoguez avec eux, voyez ce qu'ils vous proposent en termes de prix, mais aussi la relation que vous avez avec eux, les jours de livraison, les horaires de livraison, le délai de règlement, les quantités minimales de commande , etc...

Rencontrez plusieurs fournisseurs, comparez les prix et leurs prestations, faites jouer la concurrence.

Les charges de personnel

Selon la taille de votre hôtel, vous pouvez embaucher un, deux ou plusieurs collaborateurs.

Il est important de savoir quel est le coût de votre salarié.

Admettons que Le salaire brut est de 1800 euros

Le salaire net du salarié est de 1440 (les cotisations à la charge du salarié sont d'environ 20%).

Le cout global pour l'employeur se calcule en ajoutant les cotisations patronales au salaire brut.

Les cotisations sont de 41 %

Le calcul est de 1800 x 1,41 ce qui nous fait un coût global employeur de 2538 euros.

Pour la partie femmes de chambre, vous pouvez faire appel à une société de sous-traitance.

Vous payez ainsi à la chambre nettoyée.

La gestion des achats, les stocks, l'inventaire et les ratios

Les achats de marchandises (petit déjeuner, linge, boissons) sont les dépenses les plus importantes de votre hôtel, avec les charges de personnel.

Soyez vigilant et prenez le réflexe de contrôler !

Vérifiez les factures afin de voir si le tarif négocié n'a pas pris une hausse de X %.

Cela aura un impact sur votre coût d'achat et sur votre rentabilité.

Soyez intraitable sur la qualité des produits de vos fournisseurs.

N'hésitez pas à leur dire dès votre premier entretien.

Vous devez apprendre à gérer vos stocks.

Vous devez toujours avoir de la marchandise pour ne pas tomber en rupture de stock mais il ne sert à rien d'avoir trop de stock.

Chaque mois, je vous recommande de faire un inventaire de vos produits (nourriture et boissons).

Vous saurez réellement ce que vous avez en stock.

Le but de l'inventaire est de calculer le ratio marchandises et de voir s'il est correct ou si vous avez un écart, par rapport au budget.

S'il y a dépassement, il faut corriger, découvrir pourquoi il a été dépassé et trouver des solutions.

Le ratio marchandises (petit déjeuner et bar) doit être environ de 30 % par rapport au chiffre d'affaires.

Le tableau de bord

Comme le tableau de bord d'une voiture, votre tableau de bord va vous permettre de surveiller, contrôler très rapidement si tous les voyants sont au vert ou non.

Cela dépend de votre organisation et de ce que vous souhaitez voir au quotidien.

Il peut être mensuel, mais vous pouvez aussi avoir un tableau journalier, ce que je vous recommande vivement

La majorité des logiciels hôteliers propose ce récapitulatif journalier.

Exemple de tableau de bord

TABLEAU DE BORD Mois/Année
En Euros HT
Chiffre d'affaires HT	10000
- Matières consommées	3000
= Marge brutale	7000
- cout du personnel	2538
= Marge Prime Cost (marchandises + personnel)	4462
- frais généraux (autres achats, autres charges etc...)	550
= RBE Résultat brut d'exploitation	3912
- cout d'occupation (loyer etc…)	1000
= Résultat courant	2912

Les investissements

Une question fréquemment posée est : Quel budget pour ouvrir un hôtel ?

Cela dépend de la taille de l'établissement, de sa classification et de plusieurs autres critères.

Vous devez lister les différents investissements dont vous avez besoin.

Ces derniers sont importants car ils vont faire partie de votre business plan, donc du compte de résultat prévisionnel et du plan de trésorerie.

Nous allons voir quelques exemples des points à ne pas oublier :

Le local : est-il à vendre (avec frais d'agence, frais de notaire), ou est-ce une location ? Si c'est un local à aménager en totalité ou partiellement ?
Travaux : avez-vous des travaux de remise aux normes à faire, avez-vous des travaux de décoration à faire ? Quelle ambiance voulez-vous ?
Frais de création : rédaction des statuts juridiques, de l'immatriculation, de la création de la société, choix du cabinet comptable, droit de franchise etc…
Achat de matériel : Devez-vous acheter du matériel ? en totalité ? partiellement ? S'il faut acheter du matériel, il faut le lister. Que ce soit du matériel de cuisine (four chambre froide, couteaux) ou en salle (chaises, tables, caisse enregistreuse, etc…), en chambre, en lingerie. Est-ce une reprise d'un hôtel ou une construction ?
Cout du personnel : l'hôtel ne sera pas rentable dès le premier jour. Il faut donc prévoir une enveloppe pour les couts du personnel
Les stocks de marchandises et de boissons
Licence, permis d'exploitation et formations

Marketing : quel est votre budget pour vous faire connaitre et fidéliser vos clients

Le contrôle de gestion

C'est l'action de contrôler, de constater, de mesurer et d'analyser le chiffre d'affaires ainsi que les charges.

Le but est de pouvoir identifier rapidement les écarts par rapport au budget et d'apporter des actions correctives immédiates.

Allons prendre un exemple concret :

Vous avez fait plus de chiffre d'affaires que prévu, mais vous avez également dépensé plus que prévu pour les achats d'énergie, de linge ou de personnel.

Il faut donc se demander pourquoi.

Pourquoi plus de chiffre d'affaires ? Avez-vous fait une action commerciale qui vous a rapporté plus de client, c'était la haute saison etc…
Pourquoi avez-vous dépensé plus que prévu (pourquoi est-ce que le ratio n'est pas bon ?)
Avez-vous changé de fournisseur et payé plus chères vos marchandises, votre prix de vente est-il suffisamment élevé ? etc...

Comprendre les écarts, chaque mois, vous permettra de corriger rapidement ce qui ne va pas et ainsi d'améliorer votre rentabilité, sans attendre le compte de résultat annuel.

En effet, si le contrôle ne se fait qu'une fois dans l'année, vous aurez perdu beaucoup de rentabilité, donc de bénéfice.

Le seuil de rentabilité

Le seuil de rentabilité est également appelé « point mort »

C'est le chiffre d'affaires Hors Taxes qui est égal aux charges de l'entreprise.

Si le chiffre d'affaires couvre juste les charges alors vous ne faites pas de perte ni de bénéfice.

Les frais fixes

Ce sont des charges qui sont toujours identiques, peu importe la fréquentation de votre hôtel.

Par exemple, le loyer, les assurances, votre comptable (hors mission sociale)

Les charges variables

Ce sont des charges qui varient en fonction de votre activité.

Par exemple, l'eau, l'électricité, les achats de marchandises, la commission sur les encaissements de carte bancaire…

Le compte de résultat

C'est un document comptable qui regroupe l'ensemble des charges et des produits d'une société, durant une période donnée (un exercice).

Un produit correspond à une recette, et une charge correspond à une dépense.

Si le montant total des produits excède le montant total des charges, alors un bénéfice est réalisé.

Et à l'inverse, une perte est réalisée si les charges excèdent les produits

Votre cabinet comptable vous le fera chaque année.

Dans le business plan, vous devrez faire un compte de résultat prévisionnel avant de rencontrer les financiers.

Vous pouvez facilement trouver des tutos sur internet qui expliquent les grandes lignes d'un compte de résultat.

Idem pour le bilan que nous allons voir.

Le bilan

Le bilan est un document financier.

C'est une photographie du patrimoine de l'entreprise à l'instant T.

C'est un tableau récapitulant d'un côté ce que l'entreprise possède (actif) et de l'autre ce qu'elle doit (passif).

Votre cabinet comptable vous le fera également chaque année.

La trésorerie

Dans votre business plan, il vous faudra faire un plan de trésorerie, sans oublier le besoin en fonds de roulement (BFR).

Juste un petit paragraphe afin de vous expliquer le BFR.

Le besoin en fonds de roulement correspond au montant qu'une entreprise doit financer pour gérer le décalage entre les décaissements et les encaissements .

L'entreprise doit payer ses fournisseurs avant d'obtenir le règlement de ses clients. Elle a donc un besoin en fonds de roulement à financer. Plus les stocks et les délais d'écoulement sont importants, plus l'entreprise risque d'avoir un besoin en fonds de roulement significatif.

L'ampleur du besoin en fonds de roulement dépend de plusieurs paramètres : le secteur d'activité, les conditions de vente, les conditions d'achat, les délais de rotation des stocks et le volume d'activité.

Revenons à la trésorerie !

Le plan de trésorerie est un tableau qui vous permet de savoir si vos recettes vous permettent de couvrir les dépenses prévues.

Cela vous permet de suivre l'équilibre financier de votre entreprise et de voir si vous pouvez vous autofinancer.

Vous pouvez faire un tableau avec les 12 mois de l'année et vos dépenses engagées.

Voici un exemple de plan de trésorerie à télécharger

Ce plan de trésorerie vous permettra également de suivre très régulièrement votre trésorerie et de voir si les encaissements obtenus ou pas vos besoins.

Si la réponse est non, il faut trouver une solution.

Cela vous permet d'anticiper au maximum

La comptabilité et les règles fiscales

Tous les commerçants sont dans l'obligation de tenir une comptabilité afin de fournir aux impôts, entre autres, les informations indispensables pour connaître le montant de l'impôt à payer.

En plus de cette obligation fiscale, la comptabilité de votre établissement est essentielle pour la vie et la gestion de votre entreprise.

Même si vous n'êtes pas comptable, il vous faut quelques connaissances afin de comprendre un minimum la comptabilité et vos obligations.

Est-ce que vous faites une partie de la comptabilité, ou donnez-vous tout le travail à faire à un comptable (y compris les fiches de salaire) ?

Si vous faites appel à un comptable, vous devrez lui fournir tous les éléments dont il a besoin (les factures, les bordereaux de remises de chèques et d'espèces, les talons de chèque, les justificatifs, les rapports de chiffre d'affaires, etc. …)

La comptabilité c'est pour le comptable

La gestion c'est pour vous !

Si vous en avez un, votre expert-comptable pourra vous aider dans ce domaine.

La gestion, quant à elle, va devenir votre quotidien.

Et c'est indispensable pour la rentabilité et une vision à long terme pour votre entreprise.

Gérer c'est contrôler, prévoir et anticiper.

On contrôle le CA (Chiffre d'affaires), les charges de personnel, le cout matière (consommation de nourriture, les achats de marchandises), les charges d'énergie, les contrats d'entretien et de maintenance, les abonnements divers…

Ce contrôle peut se faire simplement avec un tableau, pas besoin de rentrer dans des choses compliquées.

On fait les ratios importants qui parlent très facilement

Si vous constatez des écarts, il faut corriger rapidement afin de toujours améliorer la rentabilité de votre entreprise

Plus vous aurez de rentabilité, plus vous pourrez investir et gagner votre vie.

La gestion hôtelière, comme vous l'avez vu, regroupe de nombreux points

Il vous faudra être vigilant afin de garder une entreprise bénéficiaire durant des années.

Nul doute que ces éléments vous donnent un atout supplémentaire pour lancer votre projet

Lorsque vous serez dans votre entreprise, vous aurez beaucoup à faire.

N'hésitez donc pas à vous former en amont afin de gagner du temps et donc de l'argent.

Cela peut vous paraître contre intuitif.

Mais si vous n'avez pas les connaissances pour que votre établissement soit bénéficiaire et que vous faites des erreurs de gestion, cela vous coutera plus cher que d'avoir suivi une formation,

Croyez moi !